経営者・電子化担当必読

経済産業省の電子化ガイドはここをクリック

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電子化に成功し業績を大幅にアップした事例が、具体的な活用方法付きで数多く紹介されている。

電子化活用事例

成功事例はここをクリック

事例(1)可搬性と検索性の向上で照会業務を効率化(保険業A社)
事例(2)業務処理の迅速化とコスト削減を実現(保険業B社)
事例(3)紙のメリットを活かしながらファイリングと検索作業を改善(食品流通業C社)
事例(4)電子稟議システムの活用に向け添付資料を電子化(通信業D社)
事例(5)税務申告資料を電子化し顧客へのレスポンスを向上(税理士業E事務所)
事例(6)請求書の電子化で保管費用の削減と問い合わせ対応効率向上を実現(製造業F社)
事例(7)プロセス全体の文書を電子化し保管コストを軽減(製造業G社)
事例(8)社内稟議書の電子化で稟議プロセスを大幅に短縮(運輸業H社)
事例(9)顧客融資関連情報の電子化により業務スピードを向上(金融業I社)

           

電子文書マネジメント 3大メリット

1.業務コスト削減

紙文書を電子化することにより作業効率の向上と作業人件費の削減や保管コストの削減が可能

2.企業競争力強化

組織内の文書等を全社で保存管理することにより、業務のスピード化・顧客満足度の向上、法令順守への対応や信頼性の向上につながる

3.リスク管理

情報共有化によるリスクの早期解決や情報の機密性の強化、災害等への対応が可能


電子文書マネジメント 4つの基本要件

見読性

必要とする文書をすぐに目に見えるような明瞭な状態でディスプレイやプリンタに出力し確認できる。

完全性

電子化文書が事故や操作ミスによって消去してしまうことを防止し、改ざんや消去があった事実を確認できるようにしておく。

機密性

電子化文書に記録された事項へのアクセスを許されない者からのアクセスを抑止する措置を講じる

検索性

企業はファイル名だけではなく、業務形態に応じて、例えば契約日時といったインデックスで検索できるように情報システムを整備しておく必要がある。